+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
ГлавнаяЗаявление в судАудит существующих кадровых процедур в компании что это

Аудит существующих кадровых процедур в компании что это

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область

Кадровый аудит — достаточно молодая услуга для нашего рынка. Отчасти ее можно сравнить с аудитом финансовым, только в данном случае консультанты анализируют не финансовую отчетность, а систему работы с персоналом. Из подобной информации компания может извлечь немалую пользу. В какой-то степени этот спрос обусловлен модой. Но, как следует из последнего исследования компании Accenture и Ассоциации менеджеров см. Стандарты кадрового аудита пока не разработаны, поэтому каждый понимает суть этого термина по-своему.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

В чем же истинная суть кадрового аудита? Как он проводится и что в результате получает компания?

Как правильно провести кадровый аудит

Внешний кадровый аудит. Сегодня наличие четко отлаженной и соответствующей законодательству системы кадрового документооборота является одним из важных условий успешной деятельности компании. Многие государственные организации и частные фирмы уже осознали необходимость регулярного проведения не только финансового, но и кадрового аудита и хотели бы получить независимую и объективную оценку своей системы кадрового документооборота.

Произошедшие в последние годы политические и экономические перемены в России, переход компаний к ведению "белого" кадрового документооборота, а также участившиеся проверки со стороны трудовой инспекции - все это послужило основанием для появления на рынке новой услуги - кадрового аудита.

Вместе с тем уже сейчас можно отметить часто повторяющееся смешение двух терминов: кадровый аудит и аудит системы управления персоналом HR-аудит. Поэтому мы сразу хотели бы определиться с терминами. С нашей точки зрения, HR-аудит представляет собой комплексную оценку эффективности существующей системы управления персоналом, ее соответствия текущему этапу развития компании и степени ее готовности к стратегическим потребностям бизнеса.

Целью работ по HR-аудиту является выявление актуальных недостатков, затруднений и сбоев в работе системы управления персоналом по основным HR-подсистемам. Кадровый аудит может проводиться как в рамках HR-аудита, так и самостоятельно, поскольку он имеет собственные предмет и цели. На наш взгляд, под кадровым аудитом следует понимать независимую комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава и соответствия оформления и действующему законодательству РФ.

Цель работ по проведению кадрового аудита заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота в компании и поиск возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др. Своевременно проведенный кадровый аудит и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволяют компании:. Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую и объективную оценку сложившейся ситуации.

Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда.

В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации предложения по улучшению собственной же деятельности. Поэтому, на наш взгляд, проводить внутренний кадровый аудит имеет смысл лишь в том случае, если в компании существует отдельное подразделение или хотя бы специалист, независимый от тех лиц, чью работу он проверяет, как в аспекте функциональной или административной подчиненности, так и с точки зрения личной заинтересованности.

Приглашение внешних аудиторов консультантов всегда становится непростым решением для компании, поскольку требует значительных финансовых средств особенно если речь идет о кадровом аудите в крупной компании с разветвленной филиальной сетью. Кроме того, не всякая компания готова раскрыть свою документацию перед "людьми со стороны".

В то же время, делая выбор в пользу внешнего кадрового аудита, руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов. О том, как выбрать внешнего аудитора, мы поговорим чуть позже.

Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние системы кадрового документооборота, им необходимо:. Существенным фактором успешности выполнения работ по проведению внешнего кадрового аудита являются подготовка компании к взаимодействию с аудиторами и планирование предстоящих мероприятий.

Поэтому перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ. Однако очевидно, что наличие в аудиторской группе юристов и специалистов в области документационного обеспечения управления является обязательным условием. Крайне желательно также включение в состав аудиторской группы специалиста по информационной безопасности и специалиста в области HR.

Поскольку итоговая результативность аудита в значительной мере зависит от правильной постановки работы и четко выстроенных процедур, членами рабочей группы формируется, а руководством заказчика утверждается программа аудита.

В программе определяются период проверки, окончательный состав аудиторской группы, те планируемые работы и аудиторские процедуры, которые будут проведены в процессе аудита.

Также указываются рабочие документы, используемые внешними аудиторами, и отчетные документы, которые будут представлены по его итогам заказчику. Пример возможной программы аудита приводится в таблице 1. Сбор общей информации о работе кадровой службы, уточнение списка запрашиваемых документов.

Анализ организационной и функциональной структуры кадровой службы, определение зон ответственности отдельных сотрудников. Уточнение состава проверяемой документации и методики проведения проверки в случае избрания выборочной методики - определение объема выборки. Формирование и передача заказчику списка документов, необходимых для проведения аудита. Анализ соответствия электронных шаблонных форм требованиям действующего законодательства.

Анализ системы электронного хранения, резервного копирования и защиты кадровой информации и персональных данных работников от основных рисков. Рабочий документ "Информация о системе регистрации кадровой документации".

Проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации. Рабочий документ "Информация об обязательной кадровой документации заказчика". Проверка соответствия оформления обязательной кадровой документации действующему законодательству.

Анализ содержания обязательной кадровой документации на предмет его соответствия действующему законодательству Российской Федерации. Проверка наличия, оформления и содержания документов-оснований для издания обязательных кадровых документов. Проверка наличия кадровой документации, обязательной для заказчика в силу специфики его деятельности. Проверка соответствия оформления кадровой документации, обязательной для работодателя в силу специфики его деятельности.

Анализ содержания кадровой документации, обязательной для работодателя в силу специфики его деятельности, на предмет его соответствия действующему законодательству Российской Федерации. Проверка наличия, анализ реквизитов и содержания документов-оснований для издания кадровых документов, обязательных в силу специфики деятельности работодателя. Проверка локальных нормативных актов работодателя, обязательность наличия которых не закреплена в трудовом законодательстве, на предмет соответствия их содержания действующему трудовому законодательству РФ.

Проверка наличия локальной нормативной документации, регламентирующей порядок хранения дел в кадровой службе. В зависимости от состава аудиторской группы определенные виды работ, указанные в программе, могут проводиться параллельно. На первом этапе аудиторами проводится сбор необходимых данных о работе кадровой службы компании, предварительно определяются возможные проблемные зоны и анализируются возможные риски.

Диагностика начинается с установления функциональных обязанностей и зон персональной ответственности сотрудников кадровой службы. Как правило, отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников, ведущих кадровый документооборот в компании, или описание этих обязанностей "общими фразами" служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы просто не выполняется.

В этом случае аудитор обязательно должен сделать себе пометку о том, что необходимо проверить выполнение данных видов деятельности на последующих этапах аудита. Для получения необходимой информации аудиторы изучают положение о кадровой службе если оно есть , должностные инструкции сотрудников, проводят с ними интервью. В ходе интервью также оценивается понимание сотрудниками своих обязанностей и сути выполняемой работы, их уровень знаний в области законодательства, регулирующего кадровый документооборот, определяется степень реакции кадровой службы на изменения действующего законодательства: вносятся ли изменения в практику оперативно или это происходит с опозданием.

Дополнительными формальными критериями оценки являются показатели текучести в кадровой службе и периодичность обучения повышения квалификации ее сотрудников.

Наконец, на этапе диагностики представителями аудиторской группы уточняется состав документации, подлежащей проверке, и определяется методика ее проведения. В процессе составления перечня проверяемой документации параллельно проводится анализ соответствия видов и разновидностей документов, существующих в компании, требованиям Общероссийского классификатора управленческой документации.

Принятая в организации процедура документирования трудовых отношений должна быть построена таким образом, чтобы обеспечивать:. Начать проверку целесообразно с определения наличия в компании локального документа инструкции, положения и т. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, аудитор, как правило, может сразу составить целостную картину организации и ведения кадрового документооборота в компании, увидеть "узкие места" и возможные проблемные зоны.

Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации приходится восстанавливать "по кусочкам", определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе интервью с сотрудниками кадровой службы и иных подразделений компании, принимающих участие в их подготовке.

Полученную информацию целесообразно зафиксировать в виде схемы. Четкое понимание того, как именно в компании организован документооборот, позволяет сразу увидеть состав оформляемой кадровой документации, то есть понять, действительно ли вся необходимая информация фиксируется в кадровых документах компании.

Поскольку абсолютное большинство компаний в настоящее время ведет кадровую документацию при помощи специализированных электронных систем кадрового документооборота, то анализ используемого программного обеспечения представляется необходимым элементом кадрового аудита. Во-первых, следует обязательно проверить, обеспечивает ли система возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации УСОРД и Унифицированной системы первичной учетной документации УСПУД Подсистемы по учету труда и его оплаты , а также иными нормативными требованиями действующего законодательства.

Не стоит надеяться на то, что наличие специализированной кадровой программы или модуля автоматически означает использование правильных форм документов. Так, в нашей практике был случай, когда при проведении кадрового аудита в одном из крупных государственных унитарных предприятий г. Москвы мы обнаружили, что заложенные в кадровый модуль программы формы отдельных приказов не соответствовали унифицированным формам, утвержденным постановлением Минтруда России разработчики просто "потеряли" в них отдельные необходимые реквизиты.

Некоторые из необходимых форм N Т-1а "Приказ распоряжение о приеме работников на работу", N Т-5а "Приказ распоряжение о переводе работников на другую работу", N Т-6а "Приказ распоряжение о предоставлении отпуска работникам" в программе вообще отсутствовали, лишая сотрудников отдела кадров возможности оформлять соответствующие приказы в табличной форме сразу на большое количество сотрудников и перегружая их излишней работой.

Во-вторых, обязательно следует узнать, насколько часто проводится обновление системы и насколько автоматизирован данный процесс. Так, на одном из московских производственных предприятий, использовавших для оформления кадровой документации соответствующий модуль специализированной программы, приказы по личному составу оформлялись по унифицированным формам г.

Вызванные на предприятие разработчики программы уверяли, что ее обновление в соответствии с действующим законодательством происходит регулярно и шаблоны новых унифицированных форм в программе есть.

Однако их подключение не входит в обязанности поставщика программы и должно осуществляться IT-службой предприятий. Руководитель IT-службы заявил, что он знал о наличии в комплекте поставки новых шаблонов, но не получал от отдела кадров заявки о необходимости их подключения. Начальник отдел кадров в свою очередь утверждал, что проверка наличия и установка обновлений ПО не входит в его функциональные обязанности и должна осуществляться службой информационных технологий автоматически.

Впоследствии данная проблема была решена в процессе разработки новой инструкции по документационному обеспечению деятельности предприятий, в которой были четко прописаны порядок взаимодействия и ответственность отдела кадров и службы IT в части работы с указанной программой.

Следующий важный момент, на который обязательно надо обратить внимание, - это наличие в компании системы контроля за порядком доступа к специализированному программному обеспечению и или создаваемой кадровой документации.

С января г. N ФЗ "О персональных данных". Он регулирует отношения в области сбора, изменения и передачи сведений о субъекте персональных данных. В число этих сведений попадает практически вся информация, которую работодатель получает о работнике при заключении трудового договора и в процессе его последующей работы. Как правило, именно сотрудники кадровой службы в первую очередь имеют отношение к сбору и обработке персональных данных работников.

Помимо них доступ к этим сведениям могут получать также сотрудники юридической службы, руководители и работники других структурных подразделений например, работники бухгалтерии, начальники отделов. Поэтому при аудите программного обеспечения необходимо проанализировать, кто из сотрудников компании связан с обработкой данных о персонале, и удостовериться в том, что система исключает саму возможность доступа к электронным формам документов тех из них, в чьи служебные обязанности работа с данной информацией не входит.

Затем следует провести анализ соответствия установленных ролей уровней доступа и служебных обязанностей сотрудников, непосредственно работающих с персональными данными: определить, кто из них имеет право создавать документы в системе, кому предоставлена возможность их редактирования и удаления, куда в какие иные модули, программы передаются вводимые в кадровой службе данные и т.

Одним из результатов такого аудита может стать определение возможных каналов несанкционированного доступа или утраты кадровой информации. В случае, когда компания имеет много региональных филиалов, кадровый документооборот в которых ведется с использованием различных электронных систем, аудит используемого ПО позволит также оценить целесообразность дальнейшего использования данных программ или же их замены на новую систему, единую для всей компании.

Проверка системы регистрации кадровой документации - следующий важный момент аудита. Регистрация документа является доказательством самого факта его существования. Ее отсутствие может создать работодателю серьезные проблемы в случае, если придется подтверждать законность своих действий в суде.

Следует проверить журналы регистрации приказов по личному составу. Если компания большая и объем издаваемых приказов по личному составу велик, они могут быть разделены на две группы по сроку хранения - приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и сроком хранения 5 лет. Соответственно, в данном случае журналов регистрации приказов может быть два. Если приказов создается больше тысячи в год, то возможна их регистрация по отдельным видам: приказы о приеме на работу, приказы о переводе, об увольнении.

Если же, наоборот, компания маленькая и приказов по личному составу немного, они могут все регистрироваться в одном журнале. В любом случае необходимо проверить, все ли издаваемые приказы по личному составу реально отражены в журналах регистрации.

Для этого можно провести выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных приказов с соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы.

Особенности кадрового аудита

Приказ о проведении кадрового аудита Если вам нужно провести кадровый аудит в компании Для чего нужен аудит кадровой документации Понятие аудита в кадровой работе, как и в бухгалтерском деле, сводится к проверке документации, хранящейся в отделе кадров и архиве компании. Если все документы в идеальном состоянии, работодатель может спокойно готовиться к инспекторским проверкам и не бояться штрафов за некорректное оформление трудовых книжек и приказов, незаполненные учетные журналы или отсутствие обязательных нормативных актов. Тщательный аудит кадровых документов — процедура не самая простая и быстрая, но необходимая. Только так можно выявить слабые места в работе с персоналом, потенциально способные стать причиной трудового спора или вызвать нарекания со стороны ГИТ. Какой бывает проверка Полной. Охватывает весь объем кадровой документации и позволяет составить общее представление о том, как в компании ведется кадровый учет.

Примерная программа кадрового аудита

Кадровый аудит можно проводить в любое время и в тех объемах, которые будут Вами установлены. Содержание и процедуры кадрового аудита не регламентируются законодательно, а значит, Вы можете при заключении договора с нашей компанией составить программу аудита, исходя из первоочередных целей Вашего предприятия и специфики его деятельности. Аудит персонала предприятия — это оценка кадрового потенциала, возможности его воспроизводства и использования.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: "Кадровый аудит" Дмитрищук С.А.

Внешний кадровый аудит. Сегодня наличие четко отлаженной и соответствующей законодательству системы кадрового документооборота является одним из важных условий успешной деятельности компании. Многие государственные организации и частные фирмы уже осознали необходимость регулярного проведения не только финансового, но и кадрового аудита и хотели бы получить независимую и объективную оценку своей системы кадрового документооборота. Произошедшие в последние годы политические и экономические перемены в России, переход компаний к ведению "белого" кадрового документооборота, а также участившиеся проверки со стороны трудовой инспекции - все это послужило основанием для появления на рынке новой услуги - кадрового аудита. Вместе с тем уже сейчас можно отметить часто повторяющееся смешение двух терминов: кадровый аудит и аудит системы управления персоналом HR-аудит. Поэтому мы сразу хотели бы определиться с терминами.

В отчете фиксируются все обнаруженные ошибки и меры по их устранению. Аудиторы делают выводы о состоянии необходимого учета в сфере ведения и хранения документации, рабочего потенциала и политики.

Кадровый аудит — это комплексный метод объективной и систематической проверки текущей практики, документации, политик и процедур, распространенных в системе управления персоналом организации. Эффективный HR-аудит помогает определить необходимость улучшения и улучшения HR-функции. Он также направляет организацию в соблюдении постоянно меняющихся правил и положений.

Аудит людей

Спросите любого эксперта, консультанта, специалиста или руководителя службы персонала: "Что такое Кадровый Аудит" Вы столкнетесь как с узким толкованием например, что это это аудит кадрового документооборота , функциональным толкованием например, что это аудит человеческих ресурсов, а по простому оценка персонала по тем или иным компетенциями, критериям и т. Об этом и будет наша статья. Предметом КА являются все составляющие системы управления человеческими ресурсами см.

Скачать файл: referat. Краткое описание работы: Сущность и задачи кадрового аудита; его роль в процессе управления персоналом. Описание целей проведения экспертизы внутрикорпоративных коммуникаций.

Внешний кадровый аудит

.

Please turn JavaScript on and reload the page.

.

Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового Кадровый аудит Это оценка эффективности существующей в компании системы.

Аудит существующих кадровых процедур в компании что это

.

.

.

.

.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. cripganapwest1973

    Откуда взялась потребность в кадровом аудите Рост любой компании зависит не только от эффективного использования внешних ресурсов инвестиций, кредитов, совместных проектов , но и внутренних.

  2. smaliccrusar1987

    В профессиональной литературе встречаются разные формулировки этого явления: аудит системы управления персоналом, диагностика процессов управления человеческим капиталом и т.

  3. Вячеслав А.

    Внешний кадровый аудит